Konteyner Operasyon Takibi: Booking’den Teslimata
Bir konteyner işi, yalnızca yükleme ve teslimattan oluşmaz. Boş konteynerin alınması, sürücünün atanması ve acenteye doğru bilgilerin iletilmesi de günlük planın parçasıdır.
Hazırlayan: Lojistik Yönetim · Güncellendi:
Operasyon kaydında hangi bilgiler bulunmalı?
İlk kayıt açılırken operasyon tarihi, müşteri, booking numarası, ithalat veya ihracat türü ve bilinen güzergâh yazılabilir. Konteyner numarası, mühür ve araç bilgileri henüz belli değilse bu bilgiler kesinleştiğinde kayda eklenir. Aynı iş için farklı mesajlardaki bilgileri birleştirmek yerine güncel operasyon kaydı üzerinden çalışmak, ekibin neyin eksik olduğunu görmesini kolaylaştırır.
- İş bilgileri: müşteri, booking, hat ve operasyon tarihi.
- Yük bilgileri: konteyner numarası, konteyner türü ve mühür numarası.
- Ekip bilgileri: araç plakası, sürücü adı ve telefon numarası.
- Güzergâh: konteyner alım, yükleme, teslim ve varsa boş dönüş noktaları.
İhracat ve ithalat planlarını ayrı değerlendirin
Bir ihracat işinde örnek akış, boş konteyner deposundan alım, fabrikada yükleme ve limana teslim olabilir. İthalatta ise limandan alınan dolu konteynerin müşteriye götürülmesi ve boş konteynerin belirtilen depoya teslimi planlanabilir. Gerçek alım ve dönüş noktaları işe göre değiştiğinden, önceki operasyonun güzergâhını kontrol etmeden tekrar kullanmayın.
Örnek ihracat kontrolü
Boş konteyner Aliağa’daki depodan alınacak, Kemalpaşa’da yüklenecek ve limana teslim edilecek olsun. Aracın depoya ulaşmak için yaptığı mesafe de yakıt planına dahil edilmelidir. Booking, hat, konteyner ve sürücü bilgileri kesinleştiğinde acenteye gönderilecek tabloyu hazırlayın.
Bu örnek bir iş akışıdır; canlı müşteri veya sevkiyat kaydı değildir.
Acenteye gönderilecek bilgi nasıl düzenlenir?
Araç ve dorse plakası, konteyner numarası, mühür, sürücü, telefon, booking ve konteyner alım yerini aynı sırayla paylaşın. Bilgi değiştiğinde eski mesajın güncel olmadığını belirtmek ve yeni tabloyu göndermeden önce kontrol etmek önemlidir. Lojistik Yönetim’de operasyon bilgilerini WhatsApp metni veya e-postaya yapıştırılabilen tablo olarak kopyalayabilirsiniz.
Lojistik Yönetim’de günlük takip
İthalat ve ihracat kayıtlarını tarih, durum ve arama ile bulabilir; araç ve sürücüyü işle eşleştirebilirsiniz. İthalat ve ihracat işleri Excel’de konteyner alım, gidilecek yer ve konteyner dönüş kolonlarıyla birlikte listelenebilir. Aynı sürücü ve araca birden fazla Planlandı işi atanabilir; eşzamanlı ikinci Yolda ataması engellenir. Tamamlanan işlerin ücret ve ödeme durumunu cari takip rehberindeki adımlarla kontrol edebilirsiniz.
Buradaki konteyner operasyon takibi, firmanızın kaydettiği karayolu işlerinin yönetimidir. Geminin canlı konumunu, armatörün sevkiyat durumunu veya gümrük kayıtlarını otomatik sorgulayan bir hizmet sunulmaz.
Şoföre WhatsApp ile iş bilgisi ve konum paylaşma
Operasyonu oluştururken adres önerilerinden seçtiğiniz fabrika veya tesis, iş kaydındaki konum bilgisiyle birlikte kullanılır. Sistem, ihracatta yükleme yerinin, ithalatta boşaltma yerinin Google Maps bağlantısını otomatik hazırlayıp WhatsApp iş mesajının en altına ekler. Şoför bu bağlantıyı telefonunda açarak seçilen yeri haritada görebilir ve yol tarifi başlatabilir.
Hazırlanan mesajda kayıtlı olan iş numarası, operasyon türü, booking, hat, tarih, saat, rota noktaları, konteyner ve mühür numaraları, konteyner tipi ve notlar yer alır. Kantar bilgisi girildiyse mesaja eklenir; boş alanlar mesajı gereksiz yere uzatmaz.
- Yükleme veya boşaltma adresini yazın ve doğru tesisin adres önerisini seçin.
- Operasyon detayındaki WhatsApp iş mesajı bölümünde metni ve en alttaki konum bağlantısını kontrol edin.
- Sürücünün geçerli telefon numarası kayıtlıysa WhatsApp’ta aç seçeneğiyle hazırlanmış mesajı açın. İsterseniz metni kopyalayıp uygun konuşmaya yapıştırın.
- Alıcıyı kontrol ederek gönderimi WhatsApp ekranında tamamlayın.
Adres yalnızca elle yazıldıysa veya seçimin ardından değiştirildiyse bağlantı “Haritada ara” olarak hazırlanır; bu durumda kesin tesis seçimi yerine adres araması açılır. Doğru fabrika girişini paylaşmak için adresi önerilerden yeniden seçip kontrol edin.
Örnek: fabrikaya yüklemeye gidecek şoför
Bir ihracat işinde Kemalpaşa’daki yükleme tesisini adres listesinden seçtiğinizi düşünün. Operasyonun booking, saat ve konteyner bilgileri iş mesajına alınır; seçtiğiniz tesisin konum bağlantısı son satıra eklenir. Böylece iş bilgisi ve gidilecek yer aynı mesajda bulunur. Bu senaryo açıklama amaçlıdır; gerçek müşteri kaydı değildir.
E-posta için ayrıntılı acente tablosu
Operasyon detayındaki Acentaya gönderilecek tablo bölümü, kayıtlı operasyon ve atama bilgilerini düzenli bir tabloya dönüştürür. Her e-postada aynı bilgileri yeniden yazmak yerine güncel kayıttan hazırlanmış tabloyu kullanabilirsiniz.
- Araç ve dorse plakası
- Konteyner ve mühür numarası
- Şoförün adı ve cep telefonu
- Booking numarası
- Konteyner alım yeri
Acenta tablosunu kopyala düğmesine basın, e-postanızın mesaj alanına normal yapıştırma (Ctrl+V) ile ekleyin. Tablo biçimini destekleyen e-posta düzenleyicilerinde satır ve sütun düzeni korunur. Eksik bilgiler boş hücre olarak kalır; göndermeden önce tamamlayabilirsiniz. Tarayıcı yalnızca düz metin kopyalamaya izin verirse panel bunu bildirir.
E-postanın alıcısını, konusunu ve varsa ek açıklamasını kendi e-posta uygulamanızda belirleyip gönderirsiniz. Operasyon değiştiğinde paylaşımı güncellemek için tabloyu veya WhatsApp mesajını yeniden kopyalayın.
Bu süreç için lojistik yazılım seçerken
Denemede yalnızca ekranı incelemek yerine örnek bir operasyonu baştan sona tamamlayın. İş kaydı, paylaşım, Excel ve cari hesabın birlikte çalışmasını kontrol edin. Lojistik yazılımları seçim rehberindeki sorularla ihtiyacınızı belirleyin; mevcut ürün kapsamını karşılaştırın.